Secretaria Virtual

Articulo de la revista Lideres.

La presencia física de la secretaria ya no es un requisito para organizar la agenda de la oficina. Ahora este servicio se puede ofrecer en el país a través de Internet. La organización de la agenda diaria o semanal es cosa seria. Las citas, los horarios y los cierres de negocios están a la orden del día. El problema se produce cuando se tienen ‘mil’ actividades y no se dispone de una secretaria que se lo recuerde o, algo peor, no tiene dinero para contratarla.

Jaime Buendía Muñoz vio en esa necesidad una oportunidad de negocio. Hace tres meses creó el sitio Secretaria Virtual (www.secretariavirtual.com.ec). Se trata de una microempresa, con sede en Guayaquil, que tiene un modelo de ‘call center’ diseñado para servir a profesionales independientes, médicos, abogados, arquitectos, jóvenes profesionales, pymes...

Ernesto Kruger, presidente de la firma Kruger Corp., cree que la tecnificación de los servicios es una tendencia mundial. Ahora se pueden pagar impuestos, tarjetas de crédito, hacer depósitos y, ¿por qué no? tener una secretaria virtual que arme una agenda. Para Kruger la clave del éxito está en la calidad del servicio.

La dinámica de Secretaria Virtual es la siguiente: secretarias de carne y hueso entregan un número telefónico de contacto a los clientes, en el momento de firmar el contrato para la prestación del servicio.

El interesado lo utilizará como si fuera el de su oficina, poniéndolo en sus tarjetas de presentación. Las llamadas entrantes a esos números serán receptadas por las secretarias y tomarán las citas que hagan las personas que llaman y sus mensajes.

La información se sube a un sistema informático y al final del día se envían e-mails o mensajes de texto a los clientes, con su calendarios de actividades y organización de agenda. En ese organigrama están las gestiones receptadas ese día.

Los clientes eligen cómo trabajarán con las secretarias. Por ejemplo, ellos deciden en qué días se receptarán las citas, hasta qué hora y cuáles se cancelarán. Todos los clientes tienen un pin proporcionado por la empresa. Este dispositivo servirá como código identificador del cliente, el cual será solicitado cuando estos llamen a reformular su horario laboral. Cuando las citas son planificadas para el mismo día, la empresa envía un mensaje de texto para que el cliente esté pendiente de la reunión o reciba el mensaje urgentemente.

Este es un “perfecto ejemplo de Gestión de Relación con Clientes (CRM)”, explica Alfredo Velazco, de Incom, empresa que elabora estrategias de marketing en redes sociales. Según él, Secretaria Virtual tiene una estrecha relación con el cliente y le permite saber sus gustos, hábitos y necesidades de su negocio.

Uno de los clientes de la microempresa Secretaria Virtual, el publicista Enrique Díaz Merino, asegura que se ahorró la necesidad de contratar una secretaria.

Edmundo Reinoso, cardiólogo, también está contento con el servicio. Él dice que no tiene que realizar gastos para proporcionar un espacio físico al empleado que realizaría las gestiones de secretaría. Eso le permite ahorro en su empresa.

La microempresa

Cobertura. Secretaria Virtual tiene 50 clientes. El primer paso fue Guayaquil, sin embargo, se espera que en dos semanas el software esté listo para recibir clientes de todo el país.

Demanda. Pymes, diseñadores gráficos y especialistas médicos son los principales clientes de Secretaria Virtual. Abogados y arquitectos aparecen en menor número.